Z finansowego punktu widzenia budżet jest głównym narzędziem do zarządzania klubem fitness. Aby móc go zaplanować prawidłowo, musisz wziąć pod uwagę, ile środków potrzebujesz na bieżące funkcjonowanie klubu oraz jakich wpływów możesz się spodziewać. To również doskonałe narzędzie kontrolne, dzięki któremu możesz porównać wielkość realnie poniesionych kosztów z kosztami planowanymi oraz poziom wielkości rzeczywistej sprzedaży w stosunku do sprzedaży planowanej. W ten sposób możesz szybko zidentyfikować przyczyny ewentualnych niepowodzeń i podjąć działania mające na celu ich eliminacji.
Budżet powinien być przede wszystkim nastawiony na osiąganie konkretnych wyników biznesowych poprzez realizację celów sprzedaży i optymalizację kosztów. Nie możesz jednak zapomnieć, że realizacja celów sprzedaży musi być urealniona konkretnymi działaniami sprzedażowymi, a nie jedynie zbiorem życzeń.
Jak zacząć prowadzenie budżetu?
Najlepiej bez ociągania się! Wiem, że początkującym nie jest łatwo, więc tym bardziej nie warto tego odkładać tylko zacząć jak najwcześniej i szybko mieć etap wdrażania się za sobą. Oto kilka konkretnych podpowiedzi na początek.
1. W pierwszej kolejności musisz określić, ile środków potrzebujesz na bieżące funkcjonowanie klubu oraz jakich wpływów możesz się spodziewać. Jak to zrobić? Poniżej znajdziesz instrukcję, która krok po kroku przeprowadzi Cię przez ten proces.
2. O tym, co wydarzy się w przyszłości, możesz dowiedzieć się z prognoz, wyliczonych na podstawie dotychczasowych wyników. Drugim więc krokiem, który musisz wykonać, jest dokładne sprawdzenie danych historycznych poniesionych kosztów i osiągniętych przychodów.
3. Kolejny krok to planowanie miesięcznych wydatków i przychodów, a także spisywanie realnie poniesionych kosztów i osiąganej sprzedaży. Generalnie możliwe jest planowanie bez spisywania wykonania i spisywanie wykonania bez wcześniejszego planowania, ale najlepsze efekty osiąga się dzięki połączeniu tych dwóch czynności.
A co, jeśli budżet się „nie spina”? Nie przejmuj się tym. Zaryzykuję stwierdzenie, że w budżecie klubu fitness nie chodzi tak naprawdę o to, aby wszystko zgadzało się co do grosza, lecz by mieć jako taką kontrolę nad sytuacją finansową i umieć na bieżąco zauważać rozbieżności, reagować na nie i rozumieć ich przyczyny.
Planowanie wydatków
1. Koszty personalne. To właśnie w obrębie tej kategorii kosztowej, właściciele oraz menedżerowie klubów fitness popełniają najwięcej błędów. Dlaczego? Ponieważ są one często wynikiem przypadkowych decyzji, umiejętności negocjacyjnych pracowników, a nie przemyślanego planowania. Musisz wiedzieć, że wydatki na zasoby ludzkie to składowa kilku elementów: budżet wynagrodzeń, budżet rekrutacji, bardzo ważny budżet szkoleniowy, czy budżet narzędzi motywujących. Ja jednak na potrzeby tego artykułu skupię się tylko i wyłącznie na podstawowych wynagrodzeniach. Jak one kształtują się w naszej branży?
- Wynagrodzenie menedżera – od 3 000 zł netto do 5 000 zł netto.
- Wynagrodzenia działu obsługi klienta i sprzedaży – od 23 zł netto do 25 zł netto na godzinę. Całkowity koszt policzysz mnożąc liczbę godzin funkcjonowania klubu przez średnią stawkę. Oczywiście jeśli planujesz, że w jakiś konkretnych godzinach na recepcji będą pracowały równocześnie dwie, czy nawet trzy osoby, to musisz to w tych wyliczeniach uwzględnić.
- Wynagrodzenia trenerów dyżurujących – od 23 zł netto do 25 zł netto na godzinę. Całkowity koszt obliczysz mnożąc liczbę zaplanowanych godzin dyżuru przez stawkę.
- Wynagrodzenia trenerów personalnych – tutaj masz kilka możliwości. Możesz rozliczać się z trenerami procentowo od przychodu, stawką za każdy zrealizowany trening lub w formie ryczałtu np. 1000 zł netto miesięcznie.
- Wynagrodzenia instruktorów – od 40 zł netto do 80 zł netto. Całkowity koszt prowadzenia zajęć grupowych policzysz mnożąc zaplanowaną ich ilość przez średnią stawkę.
- Wynagrodzenie ekipy porządkowej – w zależności od powierzchni klubu, ok. 8 000 zł miesięcznie.
2. Koszty najmu. Ceny te są bardzo różne i zależą od kilku czynników, lokalizacji, metrażu czy standardu wynajmowanego lokalu. Średnia stawka za 1m2 wynosi około 30-50 zł netto.
3. Pozostałe koszty. Czyli jakie? Koszty kredytu, leasingu, remontowe, serwisowe, związane z doposażeniem klubu, zakupy produktów sprzedawanych na barze, materiały gospodarcze i środki czystości (chyba, że leży to w gestii firmy sprzątającej), usługi bankowe, usługi informatyczne, telekomunikacyjne, za odtwarzanie muzyki w klubie, ubezpieczenia oraz oczywiście koszty reklamy.
Pamiętaj!
W kontekście kosztów personalnym musisz uwzględnić koszty pracodawcy zależne od formy zatrudnienia. Suma kosztów personalnych nie powinna przekraczać 30% planowanych przychodów. Koszty związane z czynszem łącznie z wszystkimi dodatkowymi opłatami (media) nie powinny przekraczać 25% planowanych przychodów, dokładnie tak samo jest w przypadku pozostałych kosztów.
Planowanie wpływów
Wszelkie przykładowe wyliczenia, które mam nadzieję przeprowadzisz wspólnie ze mną, będą dotyczyły klubu o powierzchni około 1000 m2, z czego 700 m2 będzie stanowiła powierzchnia treningowa (150 m2 sala zajęć grupowych i 550 m2 siłownia), natomiast 300 m2 to pozostała część klubu (pomieszczenia szatniowo – gospodarcze).
1. Przychody z sali fitness. Standardowo zakłada się, że na 1 osobę ćwiczącą na zajęciach grupowych przypadają 4 m2. W związku z tym, że nasza przykładowa sala ma 150 m2 łatwo możemy obliczyć, że maksymalna liczba osób jaką jesteśmy w stanie przyjąć, to około 38. Realnie jednak musimy założyć, że średnie obłożenie zajęć to 50%, czyli w naszym przypadku 19 osób. Oczywiście musimy teraz obliczyć jaką liczbę zajęć realizujemy w miesiącu, załóżmy standardowo 5 godzin codziennie od poniedziałku do piątku oraz jedną godzinę w sobotę i niedzielę. Daje nam to około 114 godzin fitness’u w miesiącu. Jakich zatem przychodów możemy się spodziewać z tej strefy? Tutaj musimy znać odpowiedź na jeszcze dwa kluczowe pytania. Jaka jest średnia cena członkostwa w naszym klubie oraz jaka jest średnia liczba wejść naszego klienta do klubu? Ustalmy, że będzie to kwota 120 zł netto oraz średnia liczba wejść klienta to 6 w miesiącu. Co z tego wynika? 114 godzin zajęć mnożymy przez 38 osób (100% obłożenie), a następnie dzielimy przez 6 (średnia liczba wejść klienta do klubu w miesiącu) co daje nam liczbę 722 klientów i mnożymy razy 120 zł netto (średnia cena członkostwa). Zakładany przychód policzony, otrzymujemy kwotę 86 640 zł. Przypominam tylko, że realnie musimy liczyć 50% obłożenie, więc uzyskaną kwotę dzielimy przez dwa, wynik jaki otrzymujemy to 43 320 zł. Lecimy dalej?
2. Przychody z siłowni. Przyjęliśmy, że nasz siłownia ma 550 m2, planując wyposażenie siłowni stosujemy przelicznik jedno urządzenie na 6m2. Oznacza to, że nasza przykładowa siłownia będzie wyposażona w 92 urządzenia (nie będę tutaj określał podziału na strefy oraz tego, ile konkretnych urządzeń powinno się w nich znaleźć – nie o tym przecież artykuł). Do obliczenia zakładanych przychodów z siłowni będą nam potrzebne jeszcze trzy informacje. Ilość godzin otwarcia klubu w miesiącu, średni czas pobytu klienta w klubie oraz planowane obłożenie. Załóżmy więc, że nasz klub otwarty jest 480 godzin w miesiącu, średni czas pobytu klienta to 1 godzina, a zakładane obłożenie to 20%. Przejdźmy zatem do obliczeń. Po pierwsze musimy obliczyć ile maksymalnie wejść na siłownię jesteśmy w stanie wygenerować w skali miesiąca, mnożymy w tym celu 480 (liczba godzin otwarcia klubu) przez 92 (liczba urządzeń), daje nam to liczbą 44160. Dzieląc ten wynik przez 6 (średnia liczba wejść klientów do klubu, którą ustaliliśmy już wyżej) otrzymujemy maksymalną liczbę klientów, którą możemy przyjąć na siłownię, w tym konkretnym przypadku 7360 klientów. Oczywiście ilość ta jest nie do osiągnięcia, ale pozwala nam ona obliczyć realną ich liczbę. Zakładając, że realne obłożenie to 20%, w takim razie realna liczba klientów to 1472 osoby, których ilość mnożąc razy 120 zł (średnia cena członkostwa netto) otrzymamy szacowany przychód rzędu 176 640 zł.
Zróbmy małe podsumowanie dotyczące przychodów ze sprzedaży członkostw naszego przykładowego klubu. Przy 50% obłożeniu na zajęciach grupowych oraz 20% obłożeniu na siłowni, możemy spodziewać się 1858 klientów, którzy wygenerują przychód na poziomie 219 960 zł. Pamiętaj jednak, że wszystkie powyższe wyliczenia są zrobione tylko po to, żeby pokazać Ci schemat działania.
3. Dodatkowe przychody. Do tej kategorii zaliczamy przychody ze sprzedaży treningów personalnych, suplementów, posiłków na barze oraz oczywiście przychody z kart partnerskich. Powinny one stanowić około 30% przychodów ze sprzedaży członkostw.
Proste? To pytanie retoryczne wiem, że nie. Pamiętaj jednak, że trening czyni mistrza.
Gdzie prowadzić budżet?
1. Prosty budżet klubu fitness na papierze, polecam go wszystkim, których przytłoczy złożoność załączonego niżej arkusza kalkulacyjnego. Taki budżet na papierze pomoże Ci zrozumieć, o co w tym wszystkim chodzi.
2. Bardziej zaawansowany budżet w Excelu lub Numbers. Właśnie taki arkusz znajdziesz w tym artykule. Pomaga on zautomatyzować obliczenia i po początkowej konfiguracji i rozpoznaniu możliwości, jest stosunkowo wygodny w obsłudze, o ile tylko systematycznie będziesz go uzupełniać.
3. Klubowy budżet w konkretnej aplikacji. Z czasem może się okazać, że kategorii masz już tak wiele, że nawigowanie po Excelu lub Numbers staje się trudne, a rozbijanie paragonów zbyt czasochłonne. Wtedy pora na dedykowaną aplikację lub usługę online wspomagającą planowanie i spisywanie wykonania.
Jak używać załączonego szablonu?
1. Przygotuj własną listę kategorii. Zanim rozpoczniesz budżetowanie, dostosuj listę kategorii wydatków i przychodów do własnych wymagań.
2. Zaplanuj koszty i przychody przed rozpoczęciem miesiąca. Przy każdej z kategorii kosztowych wpisz ile planujesz wydać w najbliższym miesiącu, a w kategoriach przychodowych – ile planujesz zarobić.
3. Spisuj na bieżąco wydatki i przychody. Kolejny etap, to weryfikacja czy Twoje założenia budżetowe nie rozmijają się z rzeczywistością. Aby to sprawdzić, wystarczy, że na bieżąco będziesz spisywać ponoszone wydatki i osiągane przychody.
4. Analizuj, reaguj i koryguj budżet. To normalne, że na początku szacunki będą się rozjeżdżać z rzeczywistością. Nie stresuj się tym. Po prostu musisz nauczyć się odpowiednio wcześnie zauważać problem po to, by znaleźć panaceum zanim stanie się on „problemem brzemiennym w skutki”.
Zarządzanie klubem fitness przez liczby
Wiem, że do nauki budżetowania nie potrzeba żadnej dodatkowej wiedzy poza tą, którą już opublikowałem. Naprawdę jest ona w zupełności wystarczająca i dostępna za darmo!
Niemniej jednak, wiem też, że niektóre osoby potrzebują dodatkowej motywacji i „poprowadzenia za rękę”. To właśnie dla nich opracowałem prosty i krótki kurs Zarządzanie klubem fitness przez liczby.
Oczywiście nie wiem, czy dopiero planujesz otwarcie klubu, czy już jesteś jego właścicielem, a może zajmujesz stanowisko menedżera. Mam jednak nadzieję, że niezależnie do jakiej grupy należysz, artykuł był Ci pomocny.
Teraz już tylko życzę Ci, aby wszystko, co sobie zaplanujesz miało odzwierciedlenie w rzeczywistości.